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Quando inizia un progetto?

marzo 30, 2022

Come iniziare un lavoro a progetto

In questo primo articolo di Proyectando Ando, spiegherò brevemente alcuni criteri di base che si dovrebbero conoscere per iniziare un progetto. È importante ricordare che questo spazio cerca di condividere la conoscenza del Project Management nelle organizzazioni e focalizzare questa linea di informazioni per la sua applicazione nel marketing.

Quando si parla di gestione di progetti, l’inizio o l’origine dell’esecuzione di un progetto si genera attraverso una decisione nell’organizzazione, in risposta a quattro categorie fondamentali, che sono menzionate di seguito:

Il marketing non è estraneo ai criteri o parametri stabiliti nella lettura del Project Management Institute, ma piuttosto applica chiaramente tutti i criteri per avviare un progetto come tale, per esempio, descriverò ogni asse con alcuni aspetti relativi alla nostra professione.

Come potete vedere, quasi tutti questi aspetti vengono svolti, o molti di noi li hanno svolti, senza un’adeguata teoria in relazione alla gestione di progetti chiave, in questo senso, molti dei miei prossimi articoli cercheranno di spiegare la parte teorica per fondare quelle attività quotidiane in concetti necessari per un apprendimento continuo.

Chi avvia un progetto

Quando si inizia un processo di miglioramento legato alla gestione dei progetti, ci sono diverse domande ricorrenti, ma ce n’è una in particolare che genera un interessante dibattito: quando si inizia il progetto? Le risposte più comuni a questa domanda hanno una delle seguenti varianti: “Con la riunione di kick-off”, “quando il cliente lo approva”, “quando si accetta l’offerta o si firma il contratto”, ecc… Se andiamo a una definizione formale, possiamo dire che un progetto inizia con l’approvazione formale attraverso un atto costitutivo.

L’inizio del progetto è una pietra miliare molto importante, poiché è da quel momento in poi che mettiamo tutti i nostri sforzi nella gestione del progetto, applicando gli strumenti, le tecniche e i processi dettati dalle diverse metodologie. Ma non ci manca qualcosa?

Non è che voglio alimentare le eterne lotte tra i dipartimenti commerciali e operativi, ma semplicemente mettere sul tavolo che dobbiamo preoccuparci dei progetti non solo dal momento in cui vinciamo l’offerta, firmiamo il contratto o formalizziamo l’inizio formale del progetto. Un progetto inizia molto prima, inizia davvero dal momento in cui qualcuno, un cliente/utente, ci contatta dicendo “ho questa o un’altra necessità”, “voglio dare una risposta a questo problema…”. Se i principali vincoli del nostro progetto sono stabiliti per contratto (un costo fisso, date di consegna concordate, ecc…) dobbiamo estendere le migliori pratiche di gestione dal primo momento, dal momento in cui rileviamo la necessità.

Come iniziare un progetto di esempio

L’inizio di un progetto si riferisce a una serie di azioni che comprendono i compiti per realizzare il progetto, per definire il suo ambito secondo gli obiettivi, così come per selezionare la squadra necessaria per eseguirlo.

L’avvio di un progetto, in altre parole, è la fase in cui si decide cosa vogliamo fare e chi lo farà. Questa è dunque la prima tappa di qualsiasi progetto e, senza di essa, le altre non potrebbero essere realizzate. Di solito risulta in due documenti. Da un lato, quello che sarebbe la carta del progetto e, dall’altro, il documento dell’ambito.

Quando decidiamo di iniziare un business o un’impresa sociale, dobbiamo tenere conto di alcuni errori che si possono fare. Conoscerli ci aiuterà a prevederli e, soprattutto, a poterli risolvere in tempo.

Immaginiamo un’azienda che vuole offrire un servizio di piattaforma di videoconferenza per i telelavoratori. Cominciamo con un progetto specifico, e vedremo come si svilupperebbe questa fase tenendo conto, a sua volta, degli errori menzionati sopra.

Fase di avvio di un progetto di esempio

Come per ogni cosa, la prima domanda da porsi è: cosa vogliamo ottenere alla fine del nostro progetto? Perché ci stiamo imbarcando in questo processo e ci stiamo investendo soldi e sforzi? Se abbiamo chiaro il risultato fin dall’inizio, sarà più facile gettare le basi della piramide.

In questa fase identifichiamo le attività principali del nostro piano, orientate all’obiettivo che abbiamo precedentemente valutato e comunicato in una prima riunione. Questa strategia dovrebbe riflettersi nelle conclusioni del progetto, una volta completato.

È altrettanto importante stabilire i ruoli e le attività appropriate quanto assegnare la persona giusta per svolgerli. È quindi consigliabile stilare una lista di tutti i contatti che faranno parte del progetto.

Passo 5: Identificare le metriche che misureranno il successo del progetto. Cosa sarà considerato un successo? Quantificare ogni risultato e fissare le pietre miliari del progetto. Ogni volta che ne raggiungi uno, puoi dare un’occhiata a ciò che hai raggiunto e valutare se sei sulla buona strada o hai bisogno di rifare l’attività. Ci sono tecniche come l’Earned Value, che vi darà un feedback continuo su come il vostro progetto sta andando in base alla vostra pianificazione.

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