Schema di un processo d’ufficio per l’archiviazione di un documento fisico
Contenidos
- Schema di un processo d’ufficio per l’archiviazione di un documento fisico
- Qual è il modo corretto di archiviare i documenti?
- Come archiviare le cartelle?
- Come archiviare i nomi di persone con due cognomi e due nomi?
- Modi di archiviare i documenti in un’azienda
- Come organizzare manualmente le cartelle dei file?
- Quali sono i processi di archiviazione?
- Come archiviare i nomi delle persone con un cognome?
- Come archiviare i documenti nelle scatole
- Quali sono le regole per il deposito del nome delle persone fisiche?
- Come sono ordinati i nomi e i cognomi in ordine alfabetico?
- Come cambiare l’ordine dei file in una cartella?
- Come organizzare un archivio
Più di dieci anni fa, lo Stato ha stabilito una legge con l’obiettivo di regolare il modo in cui le imprese archiviano le loro informazioni. Questa legislazione è conosciuta come la Legge Generale sugli Archivi o Legge 594 del 2000.
Prendendo in considerazione questa definizione, possiamo dedurre che l’importanza dell’archivio risiede nel valore che porta all’azienda nel processo decisionale e al paese come fonte di informazioni per la storia, oltre ad essere parte dell’identità nazionale e del patrimonio culturale.
Per il deposito di materiale d’archivio, l’accordo 037 del 2002 stabilisce alcuni requisiti e condizioni tecniche e ambientali per le persone fisiche o giuridiche che forniscono servizi di deposito e custodia di documenti d’archivio.
Il terreno su cui si trova l’edificio non deve presentare rischi di umidità sotterranea o inondazioni; deve avere una buona ventilazione e condizioni ambientali accettabili; deve anche essere lontano da industrie inquinanti.
La resistenza delle lastre e dei pavimenti deve essere dimensionata per sopportare il peso; pavimenti, pareti, soffitti e porte devono essere costruiti in materiale ignifugo con alta resistenza meccanica e minima usura da abrasione.
Qual è il modo corretto di archiviare i documenti?
I documenti dovrebbero essere archiviati per soggetto o argomento in ordine di origine, cioè come sono stati generati e in ordine cronologico. Non si possono archiviare fogli di carta o documenti di soggetti diversi. Solo i documenti originali possono essere archiviati in cartelle nuove e identificate.
Come archiviare le cartelle?
Per salvare un documento nella nuova cartella, apri il documento, clicca su File > Save As, poi naviga verso la nuova cartella e clicca su Save.
Come archiviare i nomi di persone con due cognomi e due nomi?
Si scrive prima il cognome, poi il nome, separati da una COMMA. Si scrive prima il cognome, poi il nome, separati da una COMMA.
Modi di archiviare i documenti in un’azienda
Più di un decennio fa, lo Stato ha stabilito una legge con l’obiettivo di regolare il modo in cui le imprese archiviano le loro informazioni. Questa legislazione è conosciuta come la legge sugli archivi generali o legge 594 del 2000.
Prendendo in considerazione questa definizione, possiamo dedurre che l’importanza dell’archivio risiede nel valore che porta all’azienda nel processo decisionale e al paese come fonte di informazioni per la storia, oltre ad essere parte dell’identità nazionale e del patrimonio culturale.
Per il deposito di materiale d’archivio, l’accordo 037 del 2002 stabilisce alcuni requisiti e condizioni tecniche e ambientali per le persone fisiche o giuridiche che forniscono servizi di deposito e custodia di documenti d’archivio.
Il terreno su cui si trova l’edificio non deve presentare rischi di umidità sotterranea o inondazioni; deve avere una buona ventilazione e condizioni ambientali accettabili; deve anche essere lontano da industrie inquinanti.
La resistenza delle lastre e dei pavimenti deve essere dimensionata per sopportare il peso; pavimenti, pareti, soffitti e porte devono essere costruiti in materiale ignifugo con alta resistenza meccanica e minima usura da abrasione.
Come organizzare manualmente le cartelle dei file?
Cliccate con il tasto destro del mouse sull’area vuota di questa zona e apparirà il menu con l’opzione Organizza per. Quando si ordinano i file o le cartelle, ciò che si fa è indicare in base a quale proprietà si ordina la lista e in quale direzione.
Quali sono i processi di archiviazione?
Processi di archiviazione. Stabilisce che la gestione dei documenti all’interno del concetto di Archivio Totale comprende processi come la produzione o ricezione, distribuzione, consultazione, organizzazione, recupero e smaltimento finale dei documenti.
Come archiviare i nomi delle persone con un cognome?
Ordina i nomi per cognome.
Gli standard archivistici tipici raccomandano di indicizzare le persone in base al loro cognome, poiché il cognome è considerato il termine significativo. Pertanto, “Juana A. Perez” verrebbe indicizzato e archiviato come “Perez, Juana A.”. Titoli di posto (Dr., Ms., Major, etc.).
Come archiviare i documenti nelle scatole
4. Gli schedari devono essere numerati, così come ciascuno dei loro cassetti. Per esempio, possiamo avere quattro file numerati da 1 a 4, quindi i loro cassetti sarebbero 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, ecc.
5. Dovremmo tenere un inventario completo del contenuto di ogni file su un foglio di calcolo. Questo ci permetterà di localizzare un file da qualsiasi computer, e di mantenere un ordine efficace dei nostri file.
6. Per file molto grandi, con un gran numero di file, la nostra raccomandazione è di implementare un sistema di codici a barre o di radiofrequenza, che fornirà una tracciabilità più rapida e sicura dei documenti.
Quali sono le regole per il deposito del nome delle persone fisiche?
REGOLA 1 NOME CON UN COGNOME; IL COGNOME È IL NOME CHE RIMANE NELL’ORDINE; I NOMI SONO LA PAROLA COMPLEMENTARE. REGOLA 5; NOMI E COGNOMI CON LE STESSE INIZIALI; NEL PRIMO NOME, SI TIENE CONTO DELLA SECONDA LETTERA DOPO L’INIZIALE DEL PRIMO NOME.
Come sono ordinati i nomi e i cognomi in ordine alfabetico?
L’ordine alfabetico è fatto parola per parola e lettera per lettera. 5. La preposizione “de” che precede certi cognomi è posposta quando è usata da sola o accompagnata dagli articoli “el”, “la”, “los”, “las”, cioè una contrazione della preposizione e dell’articolo.
Come cambiare l’ordine dei file in una cartella?
Per ordinare i file in modo diverso, clicca sul pulsante opzioni di visualizzazione sulla barra degli strumenti e scegli per nome, per dimensione, per tipo, per data di modifica o per data di accesso. Per esempio, se selezioni Per nome, i file saranno ordinati secondo i loro nomi, in ordine alfabetico.
Come organizzare un archivio
L’archivio verticale è una collezione aggiornata di opuscoli, ritagli, illustrazioni, volantini, avvisi e altre risorse su un argomento particolare, ma che possono arricchire il servizio della biblioteca alla comunità.
Lo schedario verticale è collocato nella sezione di riferimento, o in un luogo vicino alla scrivania/banco del bibliotecario, e per adempiere alla sua funzione di fornire informazioni aggiornate, deve essere costantemente controllato per scartare le informazioni superate.
