Come funziona l’Archivio di Outlook?

Recuperare la posta archiviata di outlook

Per attivare Office365 Local Archiving, devi accedere a Exchange Administration Centre come amministratore. Sotto Destinatari, Caselle di posta, selezioniamo la casella di posta per attivare l’archiviazione e, sul lato destro della lista, abbiamo le opzioni per quella casella di posta. In queste opzioni troviamo la politica di archiviazione locale, che attiveremo in modo che l’utente abbia accesso a questa utilità.

Attualmente tutti i piani Exchange Online (tranne Kiosk) supportano questa funzione. Inoltre, i piani Office 365 che includono Exchange Online lo includono anche con la stessa eccezione.

I piani Exchange Online P1 e quelli di Office 365 che lo includono hanno 50Gb di archiviazione. Mentre i piani Exchange Online P2 e quelli di Office 365 che lo includono hanno un’archiviazione illimitata. Per quei piani che non lo includono, Microsoft offre anche questi piani individualmente e per l’uso con prodotti on-premises, account Exchange kiosk, ecc.

Disarchiviazione delle e-mail di Outlook

Outlook, nella sua versione desktop o online, è uno dei servizi più popolari per gestire la posta elettronica, ad eccezione di Gmail. Come parte di Microsoft Office, è uno strumento molto completo per organizzare i vostri messaggi, contatti e riunioni.

Ma alla fine potresti voler cambiare il tuo client di posta elettronica, o potresti semplicemente voler prenderti cura di te stesso. In entrambi i casi, dovreste fare una copia di backup per esportare i vostri messaggi di Outlook in modo da averli salvati nel caso ne abbiate bisogno in futuro.

Semplice come andare su File > Apri ed esporta > Importa o esporta. Lì troverete l’opzione Export to file, in modo che tutti i vostri messaggi di Outlook saranno salvati in un formato di file PST. Nella procedura guidata dovrai scegliere quale cartella esportare. Potreste voler salvare solo le e-mail dalla Posta in arrivo, ma alcuni di noi hanno diverse sottocartelle in cui organizzare i nostri messaggi.

Un modo più tradizionale è quello di selezionare uno o più messaggi di Outlook che volete salvare. Qui, avete diverse opzioni di uscita. Potete salvarli come file di testo TXT, RTF rich text o messaggi di Outlook in formato MSG.

Autoarchiviazione outlook 2016

Non si può negare che la ricerca di allegati specifici in tutte le vostre e-mail può essere un vero dolore. Per fortuna possiamo usare la visualizzazione dei file online di Outlook per risparmiare un’enorme quantità di tempo.

Quello che dobbiamo fare è cliccare sull’icona “File” nell’angolo in basso a sinistra di Outlook. Si trova tra le icone “Persone” e “Da fare”.

In questa sezione, vi verranno mostrati precisamente tutti i file che avete nella vostra posta. Con un’icona sul lato sinistro in modo da sapere che formato è. Potremo anche vedere il mittente, la data di ricezione o di invio e la cartella dove il file è stato salvato.

Per impostazione predefinita, vedremo tutti i file in Outlook online come una lista. Ma possiamo cambiare questo. Basta cliccare su “View” e passare a “Tile view” per vedere tutte le miniature.

In questo modo semplice diventa molto più facile trovare quella foto o immagine che stai cercando. Per aprire il file di cui avete bisogno, basta fare doppio clic su di esso e si apre un pannello con un’anteprima del file e l’e-mail a cui è allegato.

Come archiviare le email in outlook 365 per liberare spazio

Un file pst è una cartella di archiviazione personale in cui sono memorizzate copie dei tuoi messaggi, eventi del calendario e altri elementi di Microsoft Outlook, come le tue regole di posta.  Puoi accedere ai tuoi file pst in Files – Data File Management. Nelle versioni di Outlook dal 97 al 2002, il limite di archiviazione per un file PST per un utente è di 2 GB. Da Outlook 2003 in poi, il limite è di 20 GB.  Non è consigliabile cercare di modificare un file pst o spostarlo in un’altra posizione perché ciò potrebbe causare errori e potrebbe essere necessario ricreare la rete di Outlook, vedi la seguente FAQ per maggiori informazioni: