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Come archiviare i faldoni?

abril 11, 2022
Come archiviare i faldoni?

Regole per l’archiviazione dei documenti

4. Gli schedari devono essere numerati, così come ciascuno dei loro cassetti. Per esempio, possiamo avere quattro file numerati da 1 a 4, quindi i loro cassetti sarebbero 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, ecc.

5. Dovremmo tenere un inventario completo del contenuto di ogni file su un foglio di calcolo. Questo ci permetterà di localizzare un file da qualsiasi computer, e di mantenere un ordine efficace dei nostri file.

6. Per file molto grandi, con un gran numero di file, la nostra raccomandazione è di implementare un sistema di codici a barre o di radiofrequenza, che fornirà una tracciabilità più rapida e sicura dei documenti.

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Più di un decennio fa, lo Stato ha stabilito una legge con l’obiettivo di regolare il modo in cui le imprese archiviano le loro informazioni. Questa legislazione è conosciuta come la legge sugli archivi generali o legge 594 del 2000.

Prendendo in considerazione questa definizione, possiamo dedurre che l’importanza dell’archivio risiede nel valore che porta all’azienda nel processo decisionale e al paese come fonte di informazioni per la storia, oltre ad essere parte dell’identità nazionale e del patrimonio culturale.

Per il deposito di materiale d’archivio, l’accordo 037 del 2002 stabilisce alcuni requisiti e condizioni tecniche e ambientali per le persone fisiche o giuridiche che forniscono servizi di deposito e custodia di documenti d’archivio.

Il terreno su cui si trova l’edificio non deve presentare rischi di umidità sotterranea o inondazioni; deve avere una buona ventilazione e condizioni ambientali accettabili; deve anche essere lontano da industrie inquinanti.

La resistenza delle lastre e dei pavimenti deve essere dimensionata per sopportare il peso; pavimenti, pareti, soffitti e porte devono essere costruiti in materiale ignifugo con alta resistenza meccanica e minima usura da abrasione.

Come archiviare i documenti nelle scatole

L’archiviazione dei documenti in un’azienda è di vitale importanza, poiché, come suggerisce il nome, serve a gestire, classificare e ordinare un insieme di documenti che devono essere conservati nel suo database. Anche se questa procedura viene solitamente eseguita in formato cartaceo, molte aziende hanno bisogno di fare il salto al digitale per lavorare in modo molto più efficiente.

Il metodo stesso di archiviazione dei documenti dice molto sul funzionamento e lo stato dell’organizzazione stessa. Rendere irrintracciabile qualsiasi tipo di documento può comportare una perdita di tempo prezioso o una perdita finanziaria.

Dall’altro lato dell’equazione, c’è anche il lato legislativo dell’equazione. Da un lato, è necessario rispettare i requisiti di sicurezza delle informazioni e di controllo per una buona elaborazione dei dati. D’altra parte, la legge richiede che certi documenti relativi al business debbano essere conservati per un periodo di tempo minimo.

Modi moderni di archiviare i documenti

Come abbiamo detto, molti dei documenti che accumuliamo non hanno bisogno di essere conservati per il resto della nostra vita, ma solo per un certo periodo di tempo. Per esempio, le ricevute di pagamento di una rata di un mutuo ipotecario dovrebbero essere conservate per tutto il tempo in cui il mutuo è in vigore. Una volta che il prestito è stato estinto, non sarà necessario conservare queste ricevute, ma conserveremo il certificato della banca che il prestito è stato estinto e, di conseguenza, cancellato.

Bisogna tenere presente che, al giorno d’oggi, molti di questi documenti sono già completamente elettronici e non arrivano alle famiglie in forma cartacea. Se abbiamo solo questi documenti in formato elettronico, è necessario seguire gli stessi criteri di classificazione e conservazione dei documenti cartacei, anche se li teniamo solo sul nostro computer. Tuttavia, è consigliabile fare copie di backup regolari.

È essenziale prestare particolare attenzione a quei documenti che portano diritti (o doveri) in se stessi, come atti di proprietà, testamenti, procure, documenti legali (cause). Questi dovrebbero essere sempre conservati.

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