Che tipi di documenti esistono?

Esempi di documenti

Fate attenzione. Perché oggi stiamo per condividere con voi quali sono i sistemi di classificazione dei documenti ideali per prendersi cura delle vostre informazioni. È importante sapere quali sono i supporti più utilizzati e le loro caratteristiche.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni alla classificazione che sono state incluse nei regolamenti. Quando stiamo per classificare le persone secondo il loro primo cognome ed è lo stesso in entrambi, il secondo cognome sarà utilizzato per la classificazione, ma ci sono molte altre eccezioni che si possono consultare nello standard AENOR.

Il tipo di sistema di classificazione scelto dipenderà dagli obiettivi, dalle caratteristiche e dai requisiti dell’azienda. In breve, deve essere stabile, duraturo nel tempo, obiettivo e basato su un criterio che deriva dalla natura dei documenti.

La classificazione è il processo di raggruppamento gerarchico dei documenti, secondo i principi di provenienza, ordine originale o altri fattori. Generalmente, tre elementi sono considerati in questo processo: azioni, struttura organizzativa e soggetti. Qualunque sia il sistema scelto per classificare la documentazione, questa sarà concepita sotto concetti che riflettono l’attività e le funzioni dell’azienda.

Tipi di documenti personali

I documenti importanti provano il verificarsi di certi eventi e sono usati per documentare le transazioni finanziarie. Potreste averne bisogno in vari momenti della vostra vita. Per esempio, un certificato di nascita è usato per dimostrare l’età quando si inizia la scuola, per ottenere una patente di guida o per richiedere i benefici della sicurezza sociale. È anche necessario ai parenti per ottenere un certificato di morte. I registri finanziari sono la chiave della vostra situazione finanziaria, sono essenziali per aiutarvi a risparmiare sulle tasse sul reddito e forniscono un’indicazione dei vostri progressi finanziari durante la vostra vita.

I documenti di valore possono essere classificati in due tipi: quelli che servono per l’uso quotidiano e quelli che servono occasionalmente. Esempi di documenti di valore che vengono usati frequentemente sono la patente di guida, le carte di credito, la tessera di assicurazione sanitaria, i registri dei conti bancari, la carta d’identità e documenti sanitari speciali, come quelli che indicano allergie, condizioni invalidanti e il gruppo sanguigno. Esempi di documenti usati occasionalmente includono certificati di nascita, matrimonio e morte; atti, locazioni, contratti, polizze assicurative, documenti militari, sentenze di divorzio, registri di sicurezza sociale e testamenti.

Tipi di documenti ufficiali

Si considera documento d’archivio ogni espressione in linguaggio naturale o convenzionale e ogni altra espressione grafica, sonora o di immagine, registrata su qualsiasi tipo di supporto materiale, compresi i supporti informatici, che testimoniano l’attività dell’Ateneo nella realizzazione delle sue finalità e che non fanno parte del patrimonio bibliografico.

I diversi uffici dell’Università trattano documenti risultanti dalle loro attività che danno luogo a serie documentarie chiare quando le procedure sono altamente standardizzate, sia dalla legislazione che dai propri regolamenti.

Per una buona organizzazione della gestione dell’archivio è necessario distinguere tra documenti d’archivio e documenti di supporto all’informazione. Entrambi sono organizzati nell’archivio dell’ufficio, ma con uno scopo diverso, il primo per la loro conservazione e il secondo per la loro eliminazione una volta che hanno perso il valore informativo per cui sono stati creati.

La Tabella di classificazione comprende tutte le serie documentarie standardizzate in base alle quali deve essere classificata la documentazione generata dalle diverse unità amministrative dell’Università.

Tipi di documenti di testo

Tradizionalmente, il supporto di un documento era la carta e le informazioni venivano inserite a mano, usando l’inchiostro (questo è ciò che si chiama fare un manoscritto) o con un processo meccanico (usando una macchina da scrivere, o usando una stampante laser).

Da un punto di vista informatico, è un file, ma con certi attributi, poiché contiene dati testuali o grafici creati dall’utente con il suo computer – o dispositivo mobile, per esempio – utilizzando un programma. Il file viene nominato e formattato per essere memorizzato in una directory, sottodirectory o cartella precedentemente assegnata sull’unità di archiviazione. Può essere riaperto quando avete bisogno di accedere al suo contenuto, sia per stamparlo, modificarlo o cancellarlo. È molto più frequente che ci si riferisca a un semplice file.

Qualsiasi oggetto materiale che porta, registra o fissa in sé l’informazione, cioè l’insieme formato dal contenitore con il suo contenuto; con l’obiettivo di conservare e trasmettere questa informazione nel dominio dello spazio e del tempo per essere utilizzato come strumento giuridico o probatorio, testimonianza storica, ecc.